Warum wir unsere Tage und Wochen immer wieder zu voll planen

Sonntagabend sieht die kommende Woche eigentlich ganz vernünftig aus. Montag die Präsentation fertigstellen, zwei Telefonate erledigen und nachmittags noch die Unterlagen prüfen. Dienstag ist etwas ruhiger, da könnte endlich die größere Aufgabe rein, die schon seit letzter Woche wartet. Mittwoch stehen zwei Termine an, aber dazwischen müsste noch genug Zeit sein.

Dann ist Montag 16 Uhr und die Präsentation ist noch nicht fertig. Das erste Meeting hat länger gedauert, danach kam ein Anruf dazwischen und für eine Zahl in der Präsentation musste noch jemand anderes gefragt werden. Die beiden Telefonate stehen ebenfalls noch auf der Liste.

Das Merkwürdige daran: Am Sonntag sah dieser Tag wirklich machbar aus. Wir haben nicht absichtlich einen völlig absurden Plan gebaut. Also warum passiert uns das trotzdem immer wieder?

Beim Planen sehen wir meistens den sauberen Ablauf

Nehmen wir die Präsentation. Wenn du vorher abschätzt, wie lange du dafür brauchst, läuft im Kopf ungefähr dieser Film ab: Datei öffnen, die letzten Folien fertigstellen, einmal kontrollieren, fertig. Vielleicht eine Stunde.

Was in diesem kleinen Film meistens nicht vorkommt: Eine Zahl fehlt. Du musst jemanden fragen. Währenddessen kommt eine Nachricht rein. Das Meeting davor dauert zwanzig Minuten länger. Nach der Unterbrechung brauchst du kurz, bis du wieder drin bist. Aus der geplanten Stunde werden anderthalb oder zwei.

Genau so etwas untersucht die Forschung schon seit langer Zeit. Menschen schätzen bei vielen Aufgaben zu optimistisch, wann sie fertig sein werden. Interessant ist vor allem, warum: Beim Planen schauen wir stark darauf, wie die kommende Aufgabe ablaufen könnte. Viel weniger denken wir daran, wie ähnliche Aufgaben bei uns bisher tatsächlich gelaufen sind.

Das kennt man erstaunlich gut aus dem eigenen Alltag. Die letzte Präsentation hat zweieinhalb Stunden gebraucht. Bei der nächsten denkt man trotzdem: „Diesmal sollte ich in einer Stunde durch sein.“

Und eine einzelne zu knapp geschätzte Aufgabe wäre noch gar nicht das große Problem. Schwierig wird es dadurch, was anschließend passiert: Wir bauen auf diesen optimistischen Schätzungen den ganzen Tag zusammen.

So entsteht ein Plan, der auf dem Papier wunderbar funktioniert

Eine Stunde für die Präsentation. Dreißig Minuten für Mails. Zwanzig Minuten für einen Anruf. Eine halbe Stunde für die Unterlagen. Kurz zur Post. Jede Sache für sich klingt völlig vernünftig.

Wenn wir sie nacheinander betrachten, wirkt der Tag deshalb machbar. Erst später merken wir, dass wir beim Zusammenbauen einiges ausgeblendet haben.

„Angebot fertigstellen“ klingt zum Beispiel nach einer Aufgabe. In Wirklichkeit können darin mehrere kleine Dinge stecken: Zahlen prüfen, Rückfrage stellen, Text ändern, PDF erstellen, nochmal kontrollieren, verschicken. In Experimenten wurden Zeitschätzungen teilweise realistischer, wenn solche Aufgaben vorher in ihre einzelnen Schritte zerlegt wurden.

Daraus folgt nicht, dass wir künftig aus jeder Aufgabe sieben Unteraufgaben machen sollten. Das wäre schnell mehr Verwaltungsarbeit als Hilfe. Interessant ist etwas anderes: Viele Aufgaben sehen beim Planen kleiner und sauberer aus, als sie sich beim Erledigen anfühlen.

Und jetzt kommt der entscheidende Punkt. Wenn wir mehrere solcher Aufgaben in einen Tag packen, summieren sich nicht nur ihre geplanten Zeiten. Es summieren sich auch all die kleinen Dinge, die wir vorher kaum gesehen haben.

Das Meeting dauert etwas länger. Zwischen zwei Aufgaben beantworten wir kurz eine Nachricht. Eine Datei muss gesucht werden. Ein Gespräch beginnt fünf Minuten später. Eine Rückfrage kommt rein. Nach einer Unterbrechung brauchen wir ein paar Minuten, um wieder weiterzumachen.

Keines dieser Dinge zerstört allein einen Tag. Aber ein sehr voller Plan hat für diese kleinen Abweichungen kaum Platz.

Ein voller Plan braucht einen ungewöhnlich glatten Tag

Damit wird verständlich, warum ein Plan am Sonntag realistisch aussehen und am Montag trotzdem auseinanderfallen kann.

Wenn du fünf freie Stunden hast und Aufgaben für ziemlich genau fünf Stunden hineinplanst, wirkt das zunächst effizient. Tatsächlich hast du damit aber eine ziemlich große Annahme getroffen: Alles muss ungefähr so laufen, wie du es dir vorgestellt hast.

Das Meeting darf nicht länger dauern. Die Präsentation darf keine Rückfrage erzeugen. Es darf nichts Neues hereinkommen. Du musst ohne große Übergänge von einer Sache zur nächsten wechseln. Und keine Aufgabe darf deutlich länger dauern als gedacht.

Je voller wir planen, desto weniger Abweichung hält der Plan aus.

Das ist auch der Punkt, an dem Unterbrechungen wichtig werden. Forschung zur täglichen Arbeitsplanung zeigt, dass Planung grundsätzlich helfen kann, ihre Wirkung aber bei vielen Unterbrechungen schwächer wird. Das ergibt im Alltag sofort Sinn: Ein Plan kann noch so sauber aussehen – wenn der Tag ständig seine Form verändert, muss irgendwo Platz dafür vorhanden sein.

Deshalb ist eine volle „Heute“-Liste auch nicht automatisch ein Zeichen dafür, dass jemand schlecht organisiert ist. Manchmal ist sie schlicht das Ergebnis davon, dass ein sehr sauber gedachter Tag auf einen weniger sauberen echten Tag getroffen ist. Übrig gebliebene Aufgaben wandern auf morgen, morgen kommt Neues dazu, und wenige Tage später schiebt man einen immer größeren Stapel vor sich her.

Vielleicht planen wir nicht einfach zu viel – sondern zu glatt

Natürlich kann man sich schlicht zu viel vornehmen. Aber häufig beginnt das Problem schon früher: Wir planen mit einer Version des Tages, in der Aufgaben ungefähr so lange dauern wie gedacht und die kleinen Dinge dazwischen kaum vorkommen.

Deshalb kann ein Plan sogar dann zu voll sein, wenn jede einzelne Aufgabe für sich vernünftig geschätzt wurde. Es reicht, wenn mehrere Schätzungen etwas zu optimistisch sind oder der Tag ein paar normale Störungen mitbringt.

Eine hilfreiche Frage vor einem vollen Tag lautet deshalb nicht nur: „Passt das zeitlich noch hinein?“ Sondern auch: „Was müsste heute alles glattlaufen, damit dieser Plan funktioniert?“

Wenn die Antwort lautet: Das Meeting darf nicht länger dauern, niemand darf anrufen, bei der Präsentation darf nichts fehlen und es sollte möglichst nichts Neues dazukommen, dann ist der Plan wahrscheinlich enger, als er aussieht.

Das heißt nicht, dass wir aus Angst vor jeder möglichen Störung künftig nur noch zwei Aufgaben pro Tag planen sollten. Aber es zeigt, warum ein realistischer Plan nicht nur die Aufgaben berücksichtigen kann, die wir bereits kennen. Er muss auch damit leben können, dass ein echter Tag nie ganz so sauber abläuft wie der Tag in unserem Kopf.

Und damit kommen wir zur nächsten Frage: Wenn wir wissen, dass immer etwas länger dauert, dazwischenkommt oder sich verschiebt – wie viel Zeit sollten wir dann überhaupt bewusst ungeplant lassen?

Genau darum geht es im nächsten Beitrag.

Quellen

Buehler, R., Griffin, D. & Ross, M. (1994): Exploring the “Planning Fallacy”: Why People Underestimate Their Task Completion Times.

Buehler, R., Griffin, D. & Peetz, J. (2010): The Planning Fallacy: Cognitive, Motivational, and Social Origins.

Kruger, J. & Evans, M. (2004): If you don't want to be late, enumerate: Unpacking reduces the planning fallacy.

Parke, M. R. et al. (2018): When daily planning improves employee performance: The importance of planning type, engagement, and interruptions.