METHODENREIHE #02: Eisenhower-Matrix – wichtig oder dringend?

Du willst eigentlich an einer wichtigen Aufgabe arbeiten. Dann kommt eine E-Mail rein. Kurz danach klingelt das Telefon. Jemand braucht noch schnell eine Antwort und eine andere Sache soll am besten sofort erledigt werden.

Am Ende des Tages hast du viel gemacht. Aber die eine Aufgabe, die dir eigentlich wichtig war, liegt immer noch da.

Genau bei diesem Problem soll die Eisenhower-Matrix helfen. Sie trennt Aufgaben nach zwei einfachen Fragen: Ist das wichtig? Und muss es wirklich schnell erledigt werden?

Was ist die Eisenhower-Matrix?

Die Eisenhower-Matrix besteht aus vier Feldern. Jede Aufgabe wird danach eingeordnet, ob sie wichtig ist und ob sie dringend ist.

Wichtig und dringend: Darum solltest du dich zeitnah kümmern. Zum Beispiel eine Rechnung, die heute bezahlt werden muss, oder ein Problem, das gerade deine Arbeit blockiert.

Wichtig, aber nicht dringend: Diese Dinge sind wichtig, schreien aber noch nicht nach Aufmerksamkeit. Zum Beispiel die Vorbereitung auf einen wichtigen Termin nächste Woche, Sport, eine Weiterbildung oder ein größeres Projekt. Solche Aufgaben solltest du bewusst einplanen.

Dringend, aber nicht besonders wichtig: Hier lohnt sich ein kurzer Check. Muss ich das wirklich jetzt machen? Muss ich es selbst machen? Oder kann es warten, abgegeben oder kürzer gelöst werden?

Nicht wichtig und nicht dringend: Manche Dinge müssen vielleicht gar nicht erledigt werden. Sie können gestrichen oder bewusst zurückgestellt werden.

Wichtig und dringend sind nicht dasselbe

Das ist eigentlich der wichtigste Gedanke hinter der Methode.

Dringend heißt: Etwas will schnell erledigt werden. Wichtig heißt: Etwas zählt wirklich für dich oder dein Ziel.

Eine Aufgabe kann beides sein. Sie kann aber auch nur eines davon sein.

Eine E-Mail mit „Bitte heute noch antworten“ wirkt zum Beispiel sofort dringend. Die Vorbereitung auf ein wichtiges Gespräch nächste Woche macht dagegen heute vielleicht überhaupt keinen Lärm. Trotzdem kann die Vorbereitung für dich viel wichtiger sein.

Genau darin steckt ein typisches Problem. Dinge, die dringend wirken, ziehen unsere Aufmerksamkeit schnell auf sich. In Studien zeigte sich sogar, dass Menschen manchmal eine weniger wichtige Aufgabe wählen, nur weil sie dringender wirkt. Die wichtigere Aufgabe bleibt dann liegen.

Das zweite Feld ist besonders interessant

Viele wichtige Dinge werden erst dann dringend, wenn wir sie lange genug liegen lassen.

Die Präsentation für Freitag ist am Montag wichtig, aber noch nicht dringend. Wenn du erst am Donnerstagabend anfängst, ist sie plötzlich beides. Wichtig und dringend.

Genau deshalb ist das Feld „wichtig, aber nicht dringend“ so interessant. Dort liegen oft die Dinge, für die wir eigentlich Zeit haben wollen: vorbereiten, planen, lernen, an einem größeren Projekt arbeiten oder sich früh genug um etwas kümmern.

Die Eisenhower-Matrix kann helfen, diese Aufgaben sichtbar zu machen, bevor sie zum nächsten Notfall werden.

So kannst du die Matrix benutzen

Du brauchst dafür keine App und auch keine perfekte Tabelle. Nimm einfach die Aufgaben, die gerade vor dir liegen, und stell dir bei jeder zwei Fragen:

1. Ist das wirklich wichtig?
Was passiert, wenn ich es nicht mache? Bringt mich die Aufgabe bei etwas weiter, das mir wichtig ist?

2. Muss es wirklich bald passieren?
Gibt es eine echte Frist? Wartet jemand darauf? Entsteht ein Problem, wenn ich es später mache?

Danach kannst du die Aufgaben grob in die vier Felder legen. Das muss nicht auf den Millimeter genau stimmen. Die Matrix soll dir beim Entscheiden helfen und nicht zum nächsten System werden, das du pflegen musst.

Ein einfaches Beispiel

Stell dir vor, du hast heute diese vier Dinge vor dir: Eine Unterlage muss bis 16 Uhr raus. Eine wichtige Präsentation ist nächste Woche. Ein Kollege fragt nach einer Information, die auch jemand anderes geben könnte. Und außerdem wolltest du irgendwann mal deinen alten Download-Ordner aufräumen.

Die Unterlage ist wichtig und dringend. Darum kümmerst du dich heute. Die Präsentation ist wichtig, aber noch nicht dringend. Dafür planst du bewusst Zeit ein. Die Rückfrage ist vielleicht dringend, aber für deine eigene Arbeit nicht besonders wichtig. Du prüfst, ob du sie wirklich selbst beantworten musst. Der Download-Ordner ist gerade weder wichtig noch dringend. Er darf warten.

Damit sagt dir die Matrix noch nicht genau, wann du etwas erledigst. Aber sie hilft dir zuerst bei einer anderen Entscheidung: Was verdient überhaupt meine Zeit?

Wo hilft die Eisenhower-Matrix besonders?

Die Methode kann hilfreich sein, wenn vor dir viele Aufgaben liegen und alles irgendwie wichtig wirkt. Sie zwingt dich dazu, kurz zwischen „muss schnell passieren“ und „ist wirklich wichtig“ zu unterscheiden.

Besonders praktisch ist sie deshalb bei langen To-do-Listen, an vollen Arbeitstagen oder wenn ständig neue kleine Dinge dazukommen und die wichtigen Aufgaben immer wieder nach hinten rutschen.

Wo kommt die Methode an ihre Grenzen?

Die Eisenhower-Matrix nimmt dir die Entscheidung nicht komplett ab. Denn ob etwas wichtig ist, steht nicht auf der Aufgabe drauf.

„Präsentation vorbereiten“ kann heute sehr wichtig sein oder kaum eine Rolle spielen. Das hängt davon ab, wofür du sie brauchst. Auch zwei Menschen können dieselbe Aufgabe völlig unterschiedlich bewerten.

Außerdem zeigt die Matrix nicht, wie lange etwas dauert. Drei Aufgaben können alle wichtig sein und trotzdem nicht in deinen Nachmittag passen. Sie sagt dir auch nicht, wo zwischen Meetings und Terminen noch Platz dafür ist.

Deshalb ist die Eisenhower-Matrix kein fertiger Tagesplan. Sie hilft dir beim Sortieren. Danach musst du wichtige Aufgaben immer noch realistisch in deinen Tag oder deine Woche einplanen.

Auch der bekannte Tipp „dringend, aber nicht wichtig = delegieren“ funktioniert nicht für jeden. Nicht jeder hat ein Team und nicht jede Aufgabe lässt sich einfach abgeben. Im normalen Alltag ist deshalb eine andere Frage oft hilfreicher:

„Muss ich das wirklich jetzt machen – und muss ich es wirklich selbst machen?“

Warum heißt sie Eisenhower-Matrix?

Der Name geht auf den früheren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück. Er sprach schon in den 1950er-Jahren über den Unterschied zwischen wichtigen und dringenden Problemen. Die heute bekannte Vier-Felder-Matrix wurde später daraus weiterentwickelt und bekannt gemacht.

Für den Alltag ist aber weniger wichtig, wer die Kästchen erfunden hat. Entscheidend ist die einfache Idee dahinter: Nicht alles, was gerade laut nach Aufmerksamkeit ruft, ist automatisch das Wichtigste.

So kannst du die Methode ausprobieren

Nimm heute einmal fünf oder zehn Aufgaben von deiner Liste. Sortiere sie grob nach wichtig und dringend. Schau danach besonders auf das Feld „wichtig, aber nicht dringend“.

Liegt dort etwas, das du schon länger vor dir herschiebst? Dann gib dieser Aufgabe einen echten Platz in deinem Tag oder deiner Woche, bevor sie irgendwann selbst dringend wird.

Mehr musst du am Anfang gar nicht machen.

Kurz gesagt

Die Eisenhower-Matrix hilft dir dabei, Aufgaben nicht nur danach zu beurteilen, was gerade am lautesten ist. Sie erinnert dich daran, auch die wichtigen Dinge im Blick zu behalten, die noch keinen Zeitdruck machen.

Sie ist besonders nützlich zum Sortieren. Sie ersetzt aber keinen Tages- oder Wochenplan.

Die einfache Frage für deinen Alltag lautet deshalb: Ist das wirklich wichtig – oder will es nur gerade schnell erledigt werden?

Quellen

Eisenhower, D. D. (1954): Address at the Second Assembly of the World Council of Churches, Evanston, Illinois.

Zhu, M., Yang, Y. & Hsee, C. K. (2018): The Mere Urgency Effect. Journal of Consumer Research, 45(3), 673–690.

Covey, S. R.: The 7 Habits of Highly Effective People – Habit 3: Put First Things First.