Methodenreihe #01: Timeboxing – was es ist und wann es wirklich hilft

Du willst nur kurz deine E-Mails beantworten. Eine Stunde später sitzt du immer noch daran.

Oder du möchtest noch etwas für eine Präsentation recherchieren. Eigentlich wolltest du nach 30 Minuten aufhören. Doch du findest noch einen Artikel, dann noch einen – und plötzlich ist der halbe Vormittag weg.

Genau bei solchen Aufgaben kann Timeboxing helfen.

Was ist Timeboxing?

Die Idee ist sehr einfach: Du gibst einer Aufgabe vorher ein festes Zeitfenster.

Statt „Heute bearbeite ich meine E-Mails“ heißt es zum Beispiel: „Von 9:00 bis 9:30 Uhr bearbeite ich meine E-Mails.“ Danach ist die Timebox vorbei.

Oder du sagst: „Ich gebe der Recherche für diesen Beitrag 45 Minuten.“ Nach diesen 45 Minuten schaust du, wie weit du gekommen bist und entscheidest bewusst, was als Nächstes passiert.

Der wichtige Punkt ist also nicht nur, wann du etwas machst. Die Aufgabe bekommt auch eine klare zeitliche Grenze.

Die Grundidee: Nicht eine Aufgabe darf beliebig viel Zeit bekommen. Wir entscheiden vorher, wie viel Zeit wir ihr geben wollen.

So sieht Timeboxing im Alltag aus

Angenommen, du musst eine Präsentation vorbereiten. Ohne klare Grenze könntest du daran immer weiterarbeiten. Noch eine Formulierung ändern. Noch ein Bild suchen. Noch einmal alles prüfen.

Mit Timeboxing könnte dein Plan stattdessen so aussehen:

10:00 bis 11:00 Uhr: Präsentation bearbeiten.
Ziel: Ein brauchbarer erster Entwurf.

Um 11 Uhr ist die Stunde vorbei. Vielleicht ist die Präsentation fertig. Vielleicht auch nicht. Dann entscheidest du bewusst: Reicht der aktuelle Stand? Brauche ich später noch eine zweite Timebox? Oder ist etwas anderes jetzt wichtiger?

Genau diese Grenze ist der eigentliche Unterschied.

Wofür ist Timeboxing besonders praktisch?

Timeboxing passt vor allem zu Aufgaben, bei denen man leicht länger weitermachen könnte, als eigentlich sinnvoll ist.

Das können zum Beispiel E-Mails, Recherche, Aufräumen, Planung, erste Entwürfe oder kleinere organisatorische Aufgaben sein. Auch wenn du dazu neigst, an etwas immer weiter zu feilen, kann eine feste Zeitgrenze helfen.

Aus „Ich muss heute noch recherchieren“ wird dann zum Beispiel: „Ich recherchiere jetzt 40 Minuten und arbeite danach mit dem weiter, was ich gefunden habe.“

Das macht eine offene Aufgabe greifbarer. Du weißt, wann du anfängst – und du weißt auch, wann du wieder aufhören willst.

Wann passt Timeboxing eher nicht?

Nicht jede Aufgabe lässt sich sinnvoll in eine feste Box drücken.

Stell dir vor, du musst heute einen wichtigen Antrag vollständig abschicken. Es fehlen noch Unterlagen und du weißt nicht, wie lange du dafür brauchst. Nach 45 Minuten aufzuhören, nur weil deine Timebox vorbei ist, bringt dich dann nicht automatisch weiter.

Ähnlich ist es bei Aufgaben, bei denen du stark von anderen Menschen abhängig bist oder bei denen ein bestimmtes Ergebnis unbedingt fertig werden muss.

Eine einfache Frage hilft deshalb:

Kann ich bei dieser Aufgabe nach Ablauf der Zeit sinnvoll stoppen und neu entscheiden?

Wenn ja, kann Timeboxing sehr gut passen. Wenn nein, solltest du die Aufgabe nicht künstlich in eine zu enge Zeitbox zwingen.

Timeboxing und Time Blocking – ist das nicht dasselbe?

Die Begriffe werden oft ähnlich verwendet. Es gibt aber einen einfachen Unterschied.

Beim Time Blocking reservierst du einen Zeitraum für eine bestimmte Tätigkeit. Zum Beispiel: „Von 9 bis 11 Uhr arbeite ich am Projekt.“

Beim Timeboxing bekommt die Arbeit zusätzlich eine feste Grenze. Ist die Zeit vorbei, stoppst du und schaust, was du erreicht hast. Genau dieses Stoppen am Ende gehört zum Grundprinzip einer Timebox.

So kannst du Timeboxing ausprobieren

Du brauchst dafür keine neue App und kein kompliziertes System. Such dir einfach eine Aufgabe aus, bei der du häufig länger hängenbleibst.

Lege vorher fest, wie viel Zeit du ihr geben möchtest. Zum Beispiel 30 Minuten für E-Mails oder 45 Minuten für eine Recherche. Arbeite in dieser Zeit daran. Wenn die Zeit vorbei ist, hör kurz auf und entscheide bewusst, ob das Ergebnis reicht oder ob du später noch einmal Zeit dafür einplanst.

Mehr muss Timeboxing am Anfang gar nicht sein.

Die Methode ist besonders dann interessant, wenn nicht die Aufgabe bestimmen soll, wie viel Zeit sie bekommt – sondern du.

Kurz gesagt

Timeboxing gibt einer Aufgabe eine feste Zeitgrenze. Das kann besonders bei offenen Aufgaben helfen, die sonst leicht ausufern. Es eignet sich aber nicht automatisch für alles.

Die wichtigste Frage lautet deshalb nicht: „Kann ich jede Aufgabe in eine Timebox packen?“

Sondern: „Bei welcher Aufgabe würde mir eine klare Zeitgrenze gerade wirklich helfen?“

Quellen

Agile Alliance: Timebox – Agile Glossary.

Agile Alliance: Agile Practices Timeline – Rapid Application Development und Timeboxing.

Martin, J. (1991): Rapid Application Development.

Parke, M. R., Weinhardt, J. M., Brodsky, A., Tangirala, S. & DeVoe, S. E. (2018): When Daily Planning Improves Employee Performance: The Importance of Planning Type, Engagement, and Interruptions. Journal of Applied Psychology, 103(3), 300–312.